La consultora tecnológica NEP Technology ha presentado SEMBLA™, una plataforma que reúne en un único panel la ubicación, el estado y la documentación de cada activo de una organización. En este contexto, un activo es cualquier equipo que la entidad necesita tener controlado: puede ser un microscopio, un instrumento de medida, un ordenador o incluso una licencia o un contrato.
Los activos más delicados son los denominados activos críticos, ya que, según la empresa, su fallo, pérdida o falta de documentación puede derivar en la pérdida de una acreditación o en la devolución de una subvención. Actualmente, en muchas empresas, la información sobre estos activos está dispersa en hojas de cálculo y correos de distintos departamentos, sin un historial completo. Cuando llega una auditoría, reconstruirla manualmente puede llevar días e incluso semanas.
La gestión de esta información también responde a requisitos legales. El Real Decreto 1215/1997 exige conservar durante toda su vida útil los resultados de las revisiones de determinados equipos de trabajo. «Un responsable de calidad puede pasar días reuniendo certificados antes de una auditoría para demostrar algo que ya sabe», explica Víctor González, CEO de NEP Technology. «Queremos que esos documentos estén en un solo sitio y siempre disponibles a un clic».
La plataforma automatiza el seguimiento de cada equipo y envía avisos cuando se producen incidencias. Según NEP Technology, esto permite que el personal no dedique tiempo a buscar aparatos o gestionar certificados. Así, las revisiones se controlan para evitar que venzan y las auditorías se preparan con la documentación lista. Además, la empresa señala que, al detectar a tiempo los equipos que no aparecen y mantener el historial de cada unidad, la herramienta facilita las decisiones sobre reparación o renovación.
SEMBLA IA, la inteligencia artificial integrada en la plataforma, realiza tareas de manera proactiva. Con la frecuencia programada, prepara resúmenes del estado de los activos, detecta anomalías y ordena las tareas pendientes según el riesgo. Ante consultas en lenguaje natural —por ejemplo, para identificar calibraciones que vencen en el trimestre o localizar un equipo en una fecha concreta—, el sistema responde aportando el documento de respaldo. Si no cuenta con información suficiente, lo indica; además, ninguna de sus propuestas se aplica sin el visto bueno de una persona.
El servicio está dirigido a organizaciones sometidas a procesos de auditoría, revisión, certificación y due diligence, como laboratorios, hospitales, universidades, centros de investigación, empresas farmacéuticas y alimentarias, industrias y organismos de inspección. La plataforma se comercializa mediante una suscripción anual por activo, sin permanencia, de modo que cada organización paga solo por los activos que controla y puede ampliar el servicio según lo necesite.